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投標文件 
投標文件是指投標人應招標文件要求編制的響應性文件,一般由商務文件、技術文件、報價文件和其他部分組成。
一、分類
按招標的標的物劃分,又可分為三大類;貨物、工程、服務。
根據具體標的物的不同還可以進一步細分。如工程類進一步可分施工工程、裝飾工程、水利工程、道路工程、化學工程等。每一種具體工程的標書內容差異非常大。貨物標書也一樣,簡單貨物如糧食、石油;復雜的貨物如機床、計算機網絡。標書的差異也非常大。
二、內容組成
投標文件一般包含了三部分,即資信部分、商務部分、技術部分。
資信部分包括公司資質,公司情況介紹等一系列內容,同時也是招標文件要求提供的其他文件等相關內容,包括公司的業績和各種證件、報告等。
技術部分包括工程的描述、設計和施工方案等技術方案,工程量清單、人員配置、圖紙、表格等和技術相關的資料。
商務部分包括投標報價說明,投標總價,主要材料價格表和合同條件(通用和專用)等。
三、編制原則
a.全面反映使用單位需求的原則;
b.科學合理的原則;
c.公平競爭(不含歧視性條款)
d.維護本企業商業秘密及國家利益的原則;
全面反映使用單位的需求的原則:招標將面對的使用單位對自己的工程、項目、貨物了解程度的差異非常大。再加上項目的復雜程度大,招標機構就要針對使用單位狀況、項目復雜情況,組織好使用單位、設計、專家編制好標書。做到全面反映使用單位需求。
科學合理的原則:技術要求商務條件必須依據充分并切合實際;技術要求根據項目現場實際情況、可行性報告、技術經濟分析確立,不能盲目提高標準、提高設備精度、房屋裝修標準等等,否則會帶來功能浪費。
公平競爭(不含歧視性條款):招標的原則是公開、公平、公正,只有公平、公開才能吸引真正感興趣、有競爭力的投標廠商競爭,通過競爭達到采購目的,才能真正維護使用單位利益、維護國家利益。作為招標機構編制、審定標書,審定標書中是否含歧視性條款是最重要的工作。作為政府招標管理部門,監督部門在管理監督招標工作,其中最重要的任務也審查招標文件中是否存有歧視性條款。
這是保證招標是否公平、公正的關鍵環節。
維護企業利益、政府利益的原則:招標書編制要注意維護使用單位的商業秘密,如我們給聯想公司招八條電腦生產線(為了保護聯想公司電腦制造技術秘密而變換圖紙),也不得損害國家利益和社會公眾利益,如噪音污染必須達標,為了維護國家安全給廣電部招寬帶網項目分包時就非常注意這個問題。
四、主要內容
招標書主要內容可分為三大部分:程序條款、技術條款、商務條款。包含下列主要九項內容:
a.招標邀請函;
b.投標人須知;
c.招標項目的技術要求及附件;
d.投標書格式;
e.投標保證文件;
f.合同條件(合同的一般條款及特殊條款);
g.技術標準、規范;
h.投標企業資格文件;
i.合同格式。
一般無論工程還是貨物都包括以上幾部分內容。
招標邀請函:招標機構編制,簡要介紹招標單位名稱、招標項目名稱及內容、招標形式、售標、投標、開標時間地點、承辦聯系人姓名地址電話等。開標時間除前面講的給投標商留足準備標書傳遞書的時間外,國際招標應盡量避開國外休假和圣誕節,國內招標避開春節和其它節假日。
投標人須知:本部分由招標機構編制,是招標的一項重要內容。著重說明本次招標的基本程序。投標者應遵循規定和承諾的義務。投標文件的基本內容、份數、形式、有效期和密封、及投標其它要求。評標的方法、原則、招標結果的處理、合同的授予及簽訂方式、投標保證金。
五、注意事項
這里須說明的以下幾點:
a.提供投標書的份數多少應根據標的物大小、參加評標專家人數而定,
以便于評標為原則。4-5份、5-15份。
b.評標方法、貨物、服務、工程各不相同,下面在講評標方法中再介紹。
c.投標有效期要保證到簽約后28-30個工作日。
d.國際招標必須要投標保證金,國內招標因開保證金證明困難,而且保證金證明的信譽不好,我們盡量推選投標保證金制度。
e. 明確招標要求。
f. 實事求是,不可弄虛作假。
g. 語言簡潔,語氣謙和。
標書技術要求及附件:是招標書最重要的內容。主要由使用單位提供資料,使用單位和招標機構共同編制。
下面以機床為例說明編制技術要求和附件時應注意的事項。
當然項目不同對編制標書有不同的要求,但我們這里不涉及不同點,只講共同點。設備的技術要求及附件包括的主要內容有:設備規格、技術參數、質量性能指標、控制方式及自動化程度、工藝流程、檢查驗收方式及標準,還包括對原材料、零配件、工具、包裝的具體要求,以及安全、環保、節能、勞動保護等方面的要求。附件通常包括典型零件加工圖紙等。
以機床為例說明技術要求及附件的編寫。
標書大致可分為11項。就11項內容簡要說明。
A.招標編號:便于項目管理,由招標公司編號。
B.設備名稱:注意準確,符合國際、行業規范。
C.數量:單位明確、防止誤會,數量準確。
D.交貨日期:要求合理的制造工期,避免因工期不合理,排斥潛在投標者。一般機床3-6個月,大型機床8-10個月或更長。
E.設備用途及技術要求:
這部分內容主要有四個方面內容:
第一方面為機床的基本要求。基本要求主要描述設備用途,設備的加工對象,如需附圖紙,作為附件附在后面。為了維護企業的商業秘密可根據加工工藝和精度要求另設計招標標用加工圖紙。這部分是是重點,是技術部分的核心,要詳細描述生產大綱、被加工產品的材料、重量、外型尺寸及設備的各種功能要求。基本要求中還應描述加工節拍,生產單位工作時間、能耗等。基本要求還應說明對噪音、三廢、環保、勞保等要求。
第二方面為技術要求及主要參數。根據加工件的需要提出主要參數,主要參數最好提出一定的范圍,數據盡可能多的涵蓋各廠相應型號的數據。如:最大回轉半徑≥?某值主軸功率≤KW。
第三方面為機械結構。提出原則要求各投標廠詳盡描述機床結構、材質等,便于對機床的穩定性,壽命、精度保持性等比較。
第四方面為電氣及控制。這部分常遇到電源問題,我國電源和歐美國家有差距,我國各地供電質量差距較大,提出合理的電源條件。電氣元件、電機的要求,如用交流電伺服電機。控制系統:國際使用較多的FANUC系統西門子系統,NUM系統,各大機床廠專用系統。標書應對控制系統選擇規定較寬松的范圍。控制系統的功能即軟件功能多少,應根據需要合理提示,以防在簽約時出現價格問題。控制水平較高的機床提示如下。
F.附件及備件:這部分前期工作中往往忽略考慮,但附件、備件有時價值很高,如刀具校準儀、備用卡盤等。附件及質保期內的零配件應包括在總價內。質保期以外的零配件建議供應商提供推薦零配件清單并分項報價,以便取舍。
G.技術文件:寫明所需技術文件的種類、份數和文種。要求提供各種合格證書要求提供各種精度檢驗證書及性能測試記錄。
H.培訓及技術服務:
a)安裝調試要求
b)人員培訓要求
I.驗收方式和標準:采用國際通行的標準,或我國承認的國外標準、歐洲標準等。另外不應排斥符合要求的其他標準。
J.報價和保價方式:標書必須要求分項報價,這樣便于評標和簽約。報價方式一般采用FOB、CIF兩種,兩種方式風險轉移都是離岸港口船舷。交貨地點是風險轉移的時間、地點。
K.包裝、運輸要求很重要,關系到貨物能否按時無損地順利到達使用單位手中。
投標書格式:此部分由招標公司編制,投標書格式是對投標文件的規范要求。其中包括投標方授權代表簽署的投標函,說明投標的具體內容和總報價,并承諾遵守招標程序和各項責任、義務,確認在規定的投標有效期內,投標期限所具有的約束力。還包括技術方案內容的提綱和投標價目表格式,目前我們爭取做到性能對表在標書售出時一同交投標商,以便招標者對所有投標者的文件進行同口徑的比較。
投標保證文件:是投標有效的必檢文件。保證文件一般采用三種形式:支票、投標保證金和銀行保函。項目金額少可采用支票和投標保證金的方式,一般規定2%。投標保證金有效期要長于標書有效期,和履約保證金相銜接。投標保函由銀行開具,是借助銀行信譽投標。企業信譽和銀行信譽是企業進入國際大市場的必要條件。投標方在投標有效期內放棄投標或拒簽合同,招標公司有權沒收保證金以彌補招標過程蒙受的損失。
合同條件:這也是招標書的一項重要內容。后面談合同部分時再談。此部分內容是雙方經濟關系的法律基礎,因此對招投標方都很重要。國際招標應符合國際慣例,也要符合國內法律。由于項目的特殊要求需要提供出補充合同條款,如支付方式、售后服務、質量保證、主保險費用等特殊要求,在標書技術部分專門列出。但這些條款不應過于苛刻,更不允許(實際也作不到)將風險全部轉嫁給中標方。
設計規范:有的設備需要,如通訊系統、輸電設備,是確保設備質量的重要文件,應列入招標附件中。技術規范應對施工工藝、工程質量、檢驗標準作出較為詳盡的保證,也是避免發生糾紛的前提。技術規范包括:總綱、工程概況、分期工程對材料、設備和施工技術、質量要求,必要時寫清各分及工程量計算規則等。
投標企業資格文件:這部分要求由招標機構提出。要求提供企業生產該產品的許可證,及其他資格文件,如ISO9001、ISO9002證書等。另要求提供業績。
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